Автоматизация производства на базе лазерной резки

Блог > Урок 3. Настройка и работа с разделом Заявки

В этом уроке вы узнаете как настроить и как работать с разделом "Заявки", который является встроенным почтовым клиентом.



Текст из видео:

В этом уроке вы узнаете как работать с разделом "Заявки".

При правильной настройке раздел "Заявки" является полноценным почтовым клиентом встроенным в систему. Вы имеете возможность получать письма от ваших клиентов, видеть сразу их персональные скидки и дополнительные условия, видеть макеты клиентов и их прошлые и действующие проекты.

Прежде чем приступить к описанию раздела, давайте его сначала правильно настроим. Для этого надо выйти из панели менеджера и авторизоваться под администратором.

Заходим в раздел "Настройки" и отматываем вниз до блока "Настройка работы с почтой".

Система настроена на работу с одним почтовым ящиком, письма с которого собираются в раздел "Заявки" и через который же отправляются вашим клиентам.

Для начала укажите ваш рабочий почтовый адрес. На этот адрес будут отправляться письма из системы. А точнее уведомления о заказе в интернет-магазине, об оформлении заказа клиентом через личный кабинет, а также письма с формы обратной связи.
Настройте перессылку всей рабочей корреспонденции с этого адреса на почтовый ящик, указанный в правой части экрана. Для каждого аккаунта системы он свой.

Следующий пункт "Настройки SMTP" заполнять не обязательно, но желательно. Настройка нужна для отправки писем вашим клиентам через ваш почтовый сервис. Заполните этот пункт и Optima-Cut.ru сможет отправлять письма вашим клиентам прямо из вашего почтового ящика, как если бы этот делал менеджер.
Стоит отметить, что не заполнив пункт "Настройки SMTP", вы все равно сможете отвечать на письма клиентов через систему, однако это будет происходить через внутренний почтовый сервер системы, а не через ваш, отправка будет происходить от имени почтового адреса noreply@optima-cut.ru, а не от имени вашей фирмы.

С настройкой все. Теперь перейдем к использованию этого раздела.

Администратор системы не имеет возможности отвечать на письма клиентов, поэтому выйдем из административной панели и авторизуемся под менеджером.

Письмо от клиента поступает сразу на имя менеджера, за которым он закреплен. Закрепляется клиент автоматически за менеджером, который ответил ему первым. В дальнейшем менеджера можно сменить через административную панель в разделе "Пользователи".
Менеджер при необходимости может получить дополнительную информацию о клиенте, кликнув на его имя. Здесь видим все макеты и проекты клиента.

Заявки от клиентов упорядочиваются по возрастанию даты, сверху самые старые, снизу самые новые. Вся переписка между клиентом и менеджером собирается в одной заявке.

Чтобы открыть письмо нажимаем на заголовок письма. Чтобы ответить нажимаем "Ответить", пишем ответ, отправляем либо кнопкой "отправить", либо сочетанием "контрол+ентер".
Все, письмо отправилось. Когда клиент вам ответит, вы увидите его ответ здесь же в этой же заявке. Ответ назначится на его менеджера.

Если клиент пишет впервые и его еще нет в базе, то при ответе менеджера на его письмо, клиент автоматически добавится в базу и закрепится за менеджером, но также это можно сделать вручную, нажав кнопку "добавить клиента".

Когда менеджер в переписке с клиентом получит необходимую информацию для создания проекта на имя этого клиента, менеджер нажмет на кнопку "создать проект на основе этой заявки". Создался новый проект на имя этого клиента. О том, как заполнять проект вы узнаете в следующем уроке, здесь затроним лишь один пункт, который имеет непосредственное отношение к разделу заявки и к согласованию проекта, это пункт "Техзадание". Здесь вы увидите отображение созданного проекта для клиента, в нем отображается состав заказа, материалы, цены, условия. При желании, можно скопировать адрес этой страницы и отправить клиенту для согласования. Вставляем ссылку, нажимаем кнопку "отправить".

Если клиент в результате переписки по каким-то причинам не принимает решения оформить заказ у вас, то нажимаем кнопку "не купит", выбираем причину, нажимаем "ок". Всё, эта заявка пропала из списка и в дальнейшем вы сможете видеть статистику причин отказа клиентами от заказа и на основе этих данных, возможно, внести какие-то изменения в политику компании.
Примерно также ведется работа со спамом.
Стоит отметить, что закрытие заявки со статусом "не купит" или "спам" происходит только для конкретно этой заявки и когда этот человек напишет вновь, менеджеры снова увидят от него письмо.

Также Optima-Cut следит за тем, чтобы письма менеджеров не оставались без ответа, т.е. каждая заявка была закрыта на проект, либо закрыта со статусом "не купит". У вас больше не будет писем написанных менеджерами "вникуда". Через определенное количество дней после того, как менеджер написал письмо клиенту, если клиент не напишет ответ, система выведет уведомление менеджеру в этой заявке напротив имени этого клиента о том, что от клиента нет ответа какое-то количество дней. Менеджеру в таком случае, следует связаться с клиентом и узнать о его решении. Количество дней просрочки ответа настраивается в панели администратора в разделе "Настройки".

Бывает, что на основе одной заявки создается несколько проектов. В таком случае, заявка закроется автоматически, когда будет выполнен и переведен в статус "закрыт" последний проект, созданный на основе этой заявки.

Таким образом строится работа с разделом "Заявки" в системе Optima-Cut.ru

О том, как создавать проекты, вы узнаете в следующем уроке.

24.07.2015


Добавить в избранное
Более 170 компаний по России используют Optima-Cut для автоматизации собственных производств.
Заявок обработано в системе сегодня: 697



Компания
О проекте
Вопросы по эксплуатации оборудования
Комплектующие
Поддержка и контакты
По всем вопросам обращайтесь к онлайн-консультанту, пишите нам на почту info@optima-cut.ru или пишите нам ВКонтакте

+7 (999) 211-32-87
Малый пр., д.87, оф. 208 - перед приездом обязательно звоните!